‹ Terug naar alle regionale pacten

5 tips om wendbaar te blijven in een complexe wereld

Onze wereld is complex en verandert snel. Plannen die we nu maken, zijn snel weer verouderd. Om als organisatie adequaat op veranderingen te reageren, is wendbaarheid noodzakelijk. Dat heeft impact op onze manier van werken. Het Zorgpact ging hierover in gesprek met het Zorgtrainingscentrum in Zwolle. Lees hieronder de tips die wij deze Koploper gaven.

5 tips om wendbaar te blijven in een complexe wereld

Tip 1: Bouw een ritme op in kort cyclisch werken

Kort cyclisch werken betekent dat je de resultaten van elke cyclus evalueert en toetst aan de waarde voor de klant. Na elke cyclus ontstaat dan de mogelijkheid om bij te kunnen sturen, zodat de doelstelling behaald worden. Spreek een vastliggen periode af waarin het team bepaalde taken afrond (minimaal één week, maximaal een maand). Presenteer aan het eind van deze periode de resultaten aan de samenwerkingspartners en klanten. Het voordeel hiervan is dat je waardevolle feedback ontvangt en klanten de voortgang zien die je maakt.

Tip 2: Stel duidelijke rollen, mandaat en verantwoordelijkheden vast

Spreek met het team goed af wie welke rol vervult en voor welke resultaten verantwoordelijk is. Zorg hierbij dat je elkaar kunt vervangen en weet wat je teamleden doen. Dit is niet alleen handig als er een collega tijdelijk uitvalt, maar dit helpt ook om beter te begrijpen waar je collega’s zich mee bezighouden. Zorg dat je daarom in ieder geval wekelijks een moment prikt om kort aan elkaar toe te lichten waar je mee bezig bent en waar je tegen aan loopt. Let op: hou het kort! Denk bijvoorbeeld aan maximaal 30 minuten.

Tip 3: Zorg voor veiligheid, respect en vertrouwen 

Iedereen binnen het team heeft kwaliteiten en deze wil je ten volle benutten. Je wilt elke cyclus de resultaten gezamenlijk behalen. Neem daarom regelmatig (liefst elke cyclus) de tijd om te bespreken hoe het team en de teamleden functioneren. Uiteraard is veiligheid en respect voor elkaar hierbij belangrijk. Geef elkaar het vertrouwen, je kent immers elkaars kwaliteiten. Dit scheelt ook een hoop tijd die je niet hoeft te besteden in het controleren van elkaars werk! 

Tip 4: Prioriteer taken

Elke cyclus wil je een meerdere taken afronden en kunnen presenteren. Maar hoe bepaal je belangrijkste taken voor komende periode? Hou hiervoor de volgende verdeling aan: de taken die het meest concreet zijn en de meeste impact maken, zijn het belangrijkst. Hoe concreter je een taak kunt definiëren, hoe beter. Bijvoorbeeld: het verduurzamen van het samenwerkingsverband is niet concreet. Het business model canvas invullen voor het samenwerkingsverband is al een stuk concreter. Hou bij prioritering ook in gedachten wat de waarde van de taak is voor partners en klanten. Realiseer elke cyclus weer de meest concrete en waardevolle taken.

Tip 5: Definieer wanneer iets klaar is

Om misverstanden te voorkomen: spreek met het team goed af wanneer een taak is afgerond. Dat geldt zowel voor doelstellingen die je wilt halen, als voor de taken die elke cyclus wilt afronden. Is het genoeg als we weten hoe we kunnen verduurzamen of willen we ook echt het samenwerkingsverband verduurzaamd hebben. Is de presentatie voor het bezoek van de minister aan het samenwerkingsverband afgerond, of moet deze ook goedgekeurd zijn door alle partners? Maak dus duidelijke afspraken over wanneer het klaar is!

Kort cyclisch werken lijkt makkelijk, maar blijkt in praktijk weleens lastig. Soms werken teamleden niet fulltime, is het moeilijk om samen te komen vanwege volle agenda’s of wordt het proces bemoeilijkt door een te halen deadline. Maar met voldoende discipline en commitment, kan kort cyclisch werken helpen om gestructureerd en op korte termijn resultaten te behalen.  

In Zwolle

Via het maatwerktraject bespreken we met Koploper Zorgtrainingscentrum in Zwolle hoe zij flexibel richting de toekomst kunnen plannen. De vraag van de drie projectleiders (van het Wijkzorglab, het Zorgtechnisch lab en het Zorgethisch lab): Hoe kunnen we de onderlinge samenwerking optimaliseren en de afstemming met de stuurgroep goed organiseren, zodat we efficiënt werken en de gezamenlijke doelen behalen?

Onder begeleiding van het Zorgpact zijn eerst de individuele kwaliteiten, motivatie en doelstellingen besproken. Gedurende dag kwam de werkwijze van het team en de afstemming met de stuurgroep aan bod. Het resultaat was een advies om kort cyclisch te werken, specifiek gericht op de context van het Zorgtrainingscentrum.

Hessiëlle van Dam, projectleider van het Wijkzorglab, vond het maatwerktraject van meerwaarde: “De complexiteit van het ZTC zit in het grote aantal samenwerkingspartners en drie labs met verschillende aandachtsvelden. Het kort cyclisch werken helpt het programmateam in haar samenwerking en in haar verantwoording naar buiten. De sessie met het Zorgpact heeft ons geholpen om de focus aan te brengen. In een innovatief project werken mensen die makkelijk te enthousiasmeren zijn. Dat draagt het risico in zich dat er nauwelijks een begrenzing is. De sessie was dusdanig opgebouwd dat er ruimte bleef voor creativiteit en tegelijkertijd een concrete werkbare uitkomst gerealiseerd werd.”

Van Dam voegt toe dat het team nu wekelijks procesmatige afspraken maakt: “Het uitspreken van verwachtingen en beelden is in een project als het ZTC uitermate belangrijk. De ontwikkeling van de labs en de wensen van partners  brengen nieuwe inzichten die voortdurend gedeeld worden. Wij overleggen nu wekelijkse over het proces, maar niet op de inhoud. Voor dat laatste worden waar nodig separate afspraken gemaakt.

Gerelateerd aan